Cómo tener una planeación anual que sí funcione.
1. ¿Por qué nuestros planes fracasan?
Antes de poder platicar de cómo hacer planes que funcionen, primero tenemos que entender por qué cuándo lo hemos intentado hemos fracasado.
A nivel biológico, una de nuestras principales características como humanos es la capacidad de hacer un plan. Hacer un plan, en lenguaje de tu cerebro, es intentar tomar factores aparentemente no relacionados con la consecuencia de un evento para asumir cuál va a ser el resultado o la consecuencia del evento. Por ponerte un ejemplo, tu cerebro puede anticiparse que si tocas la estufa caliente, te vas a quemar. No necesitas tocar la estufa caliente para confirmarlo, porque puedes extrapolar algún otro momento en el que te has quemado (a todos les ha pasado) y puedes asumir el resultado de esa acción.
Esta capacidad es gracias a un proceso que hemos descubierto que es consecuencia de estructuras en su cerebro que recuerdan el pasado e imaginan el futuro.
Para no hacerte el cuento largo. Esta que es nuestra principal ventaja evolutiva, también es la principal razón por la que los planes fracasan.
El cerebro ha desarrollado este mecanismo como una adaptación que nos funciona para el 99% de las decisiones que tomamos todos los días. Aprendemos de experiencias pasadas y de manera subconsciente utilizamos ese aprendizaje para guiar nuestras decisiones futuras por medio de imaginar escenarios. Y eso es el problema: el futuro, según tu cerebro, es asumido según tus experiencias pasadas, con un toque de imaginación.
Eso que tu crees que es planeación, realmente es tu cerebro y su intrínseco pánico a la incertidumbre, tratando de llenar huecos y convenciéndote de que lo único que puede pasar, es lo que ya ha pasado antes.
Nuestros planes fracasan porque como hemos dependido de este mecanismo para la gran mayoría de nuestros planes inconscientes, dependemos de él también para los planes conscientes, sin darnos cuenta de que una planeación que nos prepara para la incertidumbre es una planeación diferente que la que necesitamos para saber si golpearnos con un martillo va a ser doloroso o no. Esto me lleva a dos conclusiones para este preámbulo:
- No es tu culpa que los planes han fracasado. Sólo es tu cerebro haciendo lo que sabe hacer.
- Hacer planes fuera de este modelo de operación cotidiano de tu cerebro es una habilidad que, como todo lo que no sabes hacer de manera nata, tienes que aprender, entrenar, practicar y conscientemente integrar a tu vida cotidiana. Con suficiente práctica, planear para la incertidumbre de manera objetiva, se puede volver tan natural como hablar o escribir.
2. Preparación para antes de comenzar a planear.
Con el antecedente establecido de que lo que nosotros creemos que es planear, realmente no es lo que nosotros necesitamos que sea, nos lleva a que fundamentalmente tenemos que aprender a planear.
Aprender una habilidad nueva es un proceso que requiere intención, dedicación, paciencia y constancia. Por eso antes de pasar a la “receta” de los pasos, primero necesitamos hablar de una preparación previa a la tarea.
Antes de planear necesitas saber 3 cosas:
- Realizar una planeación que sirva, por definición, es ir en contra a como tu cerebro está “acostumbrado” a planear. Tu planeación hasta este punto en tu vida ha sido subjetiva (desde tú punto de vista) y vamos a aprender a hacer una planeación objetiva (desde una definición extrínseca de la realidad). Esto significa que tu cerebro va a batallar y va a pelear por regresar al estatus quo, por lo que no va a ser fácil al principio.
- No hay una manera correcta de hacer un plan. En vez de hacer un ‘buen plan’ mejor busca hacer el plan que necesitas. El proceso que tú sigues se deriva de lo que tú quieres lograr. Y lo que tú quieres lograr probablemente es diferente a lo que otras personas quieren lograr. Si esta planeación va a impactar a más personas que a ti, considera realizar esta actividad de manera colaborativa, para asegurarte que el resultado del plan, más que bueno o malo, sea lo que el equipo considera que necesita.
- Un plan no se trata de predecir el futuro, se trata de prepararse para la incertidumbre. No planeamos para escribir cosas en piedra y avanzar de manera ciega, planeamos justamente para sensibilizarnos a todos los factores que impactan el resultado que queremos alcanzar y que estemos preparados para lo que vemos y para lo que no tenemos manera de ver.
Planear es un proceso de autodescubrimiento, de pensar con los pies en la tierra, de la manera más objetiva, autocrítica y más realista posible, pero al mismo tiempo pensando de manera optimista en el futuro, estableciendo metas que queremos y añoramos alcanzar. Con la práctica te darás cuenta que planear es más un estado mental, una manera de ver al mundo y el impacto que tenemos él y el que tiene en nosotros.
En resumen. Para planear, necesitas estar preparado para cambiar tú, pero será un cambio positivo, lo prometo.
3. La receta de una planeación exitosa
Durante este proceso vamos a contestar 3 grandes preguntas:
- ¿Qué queremos lograr?
- ¿Cuál es nuestro punto de partida?
- ¿Qué pasos debemos seguir?
Estas tres preguntas, sencillas como se ven, derivan de un concepto que se llama ‘Systems Thinking’. El pensamiento de sistemas, de manera resumida, se trata de entender que todo resultado siempre es la consecuencia de algo más. ‘Causalidad’ le dicen si lo ves como una corriente filosófica.
Básicamente, para llegar a algún lugar tienes que poderte desplazar en la dirección general de ese destino, y ese desplazamiento (dependiendo de tu manera de moverte) básicamente se resume en dar una secuencia de pasos. Si esa secuencia de pasos, bien dados para que no te rompas el tobillo o algo que interrumpa el viaje, se dan en la dirección en la que te quieres mover, llegas a tu destino. Es ilógico querer llegar algún lugar sin saber dónde es ese lugar, de la misma manera que es ilógico querer llegar sin moverse en la dirección del destino; y también es ilógico querer llegar sin moverse. Por eso estos tres pasos son importantes, el éxito de tu plan es una consecuencia de estas tres piezas, y estas tres piezas son interdependientes entre sí para lograr el éxito.
3.1 ¿Qué queremos lograr?
La razón por la que estás haciendo un plan, es porque quieres lograr algo. Nadie necesita un plan para algo que ya ha hecho cientos de veces, que no ha sufrido cambios y que no tiene ningún grado de incertidumbre. Si ya supieras qué quieres hacer y cómo quieres hacerlo, puedes ahorrarte el plan. Sólo hazlo y ya.
Si estás haciendo un plan, es porque necesitas llegar a algún lado o dar algún resultado, pero el camino o la manera de lograrlo no es directamente evidente. Es por eso que, antes que cualquier otra cosa, primero necesitas establecer ese destino. El destino es tú motivación para tener un plan y apegarte a él.
OKRs. Una popular metodología para definir objetivos, contiene el secreto para establecer destinos claros y definidos tanto para nosotros como para nuestros equipos:
- Define una manera cualitativa de explicar tu objetivo. Establece una frase clara y sencilla, que funcione como una visión o “norte”. Algo que sea deseable, motivador e inspirador. Trata de ser específico, honesto y apegado a lo que sabes que son tus fortalezas o reflejando tus valores o cualidades. Evita “Ser el mejor del mundo” porque ¿Qué es ser el mejor? ¿El mejor según quién? ¿El mejor en cuanto tiempo? Si tu visión es ser Maestro Pokémon, no le tengas miedo a establecer algo así de concreto.
- Define los “números” que te van a indicar que esa visión que definiste se está cumpliendo y haciendo realidad. No pasa nada si los números que defines no son los correctos al principio, con la práctica y conforme ejecutes el plan te podrás dar cuenta si necesitas irlos ajustando. Normalmente no se recomienda que le pongas más de 4 o 5 números a una sola visión, porque si no es fácil perder foco. Si tu visión es ser Maestro Pokémon en un año, algunos números que te dirían si vas en el camino correcto es que puedes juntar al menos 8 medallas de gimnasios Pokémon y si atrapas al menos 30 Pokémones nuevos al mes.
¿Qué problemas vas a tener en este paso?
Tu cerebro odia el compromiso, porque tu cerebro odia la incertidumbre. De hecho, cada que tu cerebro anticipa que una predicción se va a cumplir, libera dopamina como recompensa.
Tu cerebro va a tratar de pelear por objetivos genéricos, sin compromiso, para minimizar la probabilidad de fallo y que no tengas que lidiar con la sensación de “fracaso”. Resiste este impulso, y trata de aterrizar objetivos tangibles. Visualízate en la línea de meta ¿Cómo te ves? ¿Qué ha cambiado? ¿Cómo puedes describir esa sensación y eso que ves? Resiste el impulso a simplemente decir que “estoy mejor”, “me duele menos” ¿Qué significa menos? ¿Por cuánto tenemos que reducir? Mientras más específico sea tu objetivo, más tangible será tu plan para alcanzarlo.
3.2 ¿Cuál es nuestro punto de partida?
“Todo viaje empieza con el primer paso” dice un famoso adagio. Pero si ese primer paso es a un precipicio, no anticipo que vayas a tener un viaje muy largo.
Este paso, querido lector, es la principal causa de fracaso de los planes que has intentado hasta ahora, porque aún cuando seas una bala para establecer una visión y articular lo que quieres, muy probablemente vas a estimar mal tu punto de partida, porque tu visión está sesgada. Dónde crees que estás y dónde de hecho estás probablemente son posiciones muy diferentes.
Existen muchos sesgos que alteran nuestra percepción de nuestro estado actual, pero el punto en común que tienen todos es que nuestro cerebro define lo que es real a partir de lo que es importante para nosotros como individuos, no lo que es importante desde un punto de vista objetivo de la realidad. Es decir, tu cerebro únicamente evalúa todo en relación a ti: $1,000 pesos puede ser mucho dinero o poco dinero, según tu experiencia particular.
Si nuestros ojos fueran buenos juzgando, los aviones no tendrían instrumentos, ni los científicos usarían instrumentos de precisión para medir fenómenos en la naturaleza. Nuestra visión es torpe, miope. Tus ojos creen que ven todo pero realmente en determinado momento solo puedes enfocar en un punto del tamaño de una moneda pequeña, todo el resto de tu visión periférica es información suplementaria. Tu ojo mental es igualmente miope, solo puede concentrarse en un puñado de conceptos al mismo tiempo y tiene que abstraer, simplificar, enlistar, suprimir y reprimir información para poder funcionar.
De la misma manera que un piloto necesita instrumentos de precisión para entender la posición objetiva de su aeronave, tú necesitas herramientas que te permitan visualizar una fotografía objetiva de la realidad y poder ver más allá de tus sesgos.
Para tener un entendimiento objetivo de tu situación actual necesitas poder visualizar al menos 2 o 3 de los siguientes factores:
- Los factores extrínsecos y del ecosistema que te pueden afectar. Estos son factores que están fuera de nuestro control y son riesgos de simplemente existir. Puede caernos un meteorito y nos morimos todos, o puede aparecer un competidor nuevo de la nada, o una pandemia puede azotar al mundo entero. Algunas cosas son más probables que otras, pero en general sirve saber a qué riesgo estás expuesto sólo por estar pero que está fuera de tu control.
Herramientas que los estrategas usan para esto: PESTLE y 5 Forces - Un entendimiento de tus principales fortalezas y debilidades para hacerle frente a amenazas extrínsecas. Si estás de campamento y te ataca un oso, las opciones que tienes disponibles para lidiar con el problema dependen fuertemente de tus aptitudes físicas y emocionales. Es por esto que tener un entendmiento claro de en qué eres bueno y en qué no es un factor fundamental de tener un entendimiento real de tu capacidad para ejecutar tu plan.
Herramientas que los estrategas usan para esto: Value Chain Analyisis y Blue Ocean - Recursos con los que cuentas para ejecutar el plan y cumplir tu visión. Visualizar un plan y ejecutar un plan son acciones diferentes, este entendimiento te permite hacer disponibles los recursos operativos, tangibles e intangibles con los que de hecho vas a contar para ejecutar el plan. Si quieres ser maestro Pokémon y en un mundo dónde no existen los Pokémones, tenemos un problema.
Herramientas que los estrategas usan para esto: 7S y Dynamic Capabilities - Capacidad para escalar o adaptarte a cambios que demanden más de ti. Otra dimensión importante a considerar es, si ya sabes dónde estás ¿Cuánto tiempo podrías continuar siguiendo tal cuál estás? y ¿Qué tan preparado estás para un cambio que te demande más? Básicamente, si tu plan va a tener que ver con hacer más de lo que ya estás haciendo, esto es un entendimiento para saber que tan preparado estás para hacerlo.
Herramientas que los estrategas usan para esto: Four Forces y el concepto de “Next Practices” - La capacidad de garantizar una operación sostenida con los recursos que tienes. Esta última dimensión, de lo que se trata es de entender si puedes mantener por X tiempo tu situación actual. Esto te ayudará a entender si necesitas cumplir tu plan pronto, porque estás en una posición imposible de sostener o garantizar que siga funcionando, o puedes tomarte más tiempo y experimentar más.
Herramientas que los estrategias usan para esto: Risk Mitigation Matrix y Balanced Scorecard
El combinar diferentes herramientas y diferentes puntos de vista, te permitirán tener un mejor entendimiento de tu situación actual, los riesgos que enfrentas, tu capacidad de mantenerte estable, de crecer. Básicamente el éxito de estas herramientas usadas en las empresas más grandes y exitosas del mundo recae en alimentarlas de información cuantitativa y cualitativa objetiva y apegada a la realidad.
3.3 ¿Qué pasos debemos seguir?
Ya tienes los dos puntos básicos en un mapa. Un punto de partida y un destino, ahora solo necesitamos una ruta.
Esta ruta, como una ruta de Waze o de Google Maps, es una sugerencia que está sujeta a cambios conforme las circunstancias en ella cambien. Si vienes manejando y das una vuelta equivocada o sucede un accidente, Waze recalcula la ruta, el tiempo y las recomendaciones. Nunca te dice “ah no, no seguiste el plan ahora ya nunca vas a llegar a tu destino”. La ruta es solo una guía, el destino no cambia, nos queda claro a dónde queremos llegar, pero el cómo está sujeto constantemente al irremediable cambio que conlleva la incertidumbre.
Ábrete a la posibilidad de que esta ruta que vas a definir para conectar los dos puntos que ya definiste, solo es una brújula y una sugerencia, que constantemente tienes que estar revisando para asegurarte que te está acercando a tu destino.
La visualización de la ruta de un plan es un Roadmap. Esta herramienta lo que te permite es visualizar el cumplimiento de tu plan de manera cronológica.
En su versión más básica es una matriz con 2 ejes:
- Un eje de tiempo, que se traduce a un tipo de resultado al que necesitamos llegar para acercarnos al objetivo final. Si queremos escalar una montaña, en X días deberíamos ya estar en X parte de la montaña. Si no cumplimos este tiempo, corremos riesgo de que el clima cambie y tengamos que replanear.
- Un eje de “áreas” o “temáticas” de tareas que se participan en el cumplimiento de la tarea o del objetivo. Para escalar la montaña, dividimos nuestras “áreas” o “temáticas” involucradas en, por ejemplo, los insumos que tenemos: líquidos, alimentos, equipo de escalamiento, equipo de acampar y otros”.
El cruce de estos dos puntos nos permite saber qué debería estar haciendo determinada área o qué actividad deberíamos estar haciendo dentro de una determinada temática en un momento específico del tiempo.
Aquí es donde el Pensamiento de Sistemas realmente brilla. Porque puedes entender que para alcanzar un resultado más grande (Escalar la montaña) realmente necesitas visualizar una coreografía de tareas más pequeñas, con responsabilidades y acciones específicas que te permitan realizar la actividad correcta en el momento correcto. Plantar la bandera es una tarea, pero solo hace sentido si se hace al final del recorrido, no al principio. Un Roadmap te ayuda a visualizar eso.
4. Resumen y conclusión
La receta, resumida:
- Crear un plan requiere un proceso diferente al que estás acostumbrado, necesitas una preparación mental y hacerte a la idea de que es una habilidad que tienes que aprender y practicar.
- Ya en el estado mental correcto, lo primero que quieres es definir una visión con métricas que te permitan distinguir si la estás alcanzando o no.
- Luego de tener una visión, quieres hacer lo posible por tener un entendimiento real y objetivo de tu estado actual, incluyendo los riesgos a los que estás expuesto, tus fortalezas, los recursos con los que cuentas, los impedimentos que podrías tener en caso de que tu plan exija una capacidad de crecimiento o que dependa de que puedas garantizar una continuidad en tu operación actual.
- Por último, necesitas conectar los puntos, estableciendo una ruta que descompone los pasos específicos que crees que necesitas realizar a lo largo del tiempo para moverte de donde estás a donde quieres llegar. Estos puntos son solo una referencia y están sujetos a cambio, pero el chiste es entender la secuencia de acciones que te llevarán al resultado.
- Necesitas plantear una cadencia de revisión periódica y consistente para actualizar y modificar tu plan a los obstáculos que han aparecido y ajustando la “posición actual” a la versión más reciente que tengas de la realidad. Las metodologías ágiles, por ejemplo, suelen manejar cadencias cada dos semanas para planeaciones cortas y cada tres meses para planeaciones de mayor impacto.
Por último, el “disclaimer”:
Planear es una herramienta que nos sirve justo cuando no sabemos cómo lograr un resultado, la incertidumbre es el ambiente natural al pensamiento estratégico y es justo para lo que sirve planear. Si usas frases como “aquí no planeamos porque las cosas siempre cambian”, ahí sí el que está planeando mal eres tú.
Planear te dará mas certeza y propósito a tí y a tus equipos. Utiliza la principal fortaleza que tenemos como humanos: la capacidad de imaginar el futuro y motivarnos con nuestra imaginación, y apaláncalo para cumplir tus objetivos.
Felices trazos.
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